Tiedot arkistokoteloista ja perusohjeita arkistoinnista
Umpinaisiin ja happamattomiin arkistokoteloihin sijoitetaan se aineisto, jonka urheilujärjestö luovuttaa pysyvästi säilytettäväksi Suomen Urheiluarkistoon. Kotelojen päätyyn, kymmenen senttiä yläreunasta kirjoitetaan lyijykynällä järjestön nimi, alareunasta kymmenen senttiä asiakirjaryhmän nimi (pöytäkirjat, toimintakertomukset, kirjeet ym. ks. alla) ja kotelon alareunaan vuosiluvut.
Aineisto järjestetään koteloon vanhimmasta uusimpaan. Aineistosta tulee poistaa muovitaskut ja klemmarit. Sopikaa keskenänne, kuka huolehtii eri asiakirjaryhmien arkistoinnista. Samaa asiakirjaa ei useamman tule arkistoida. Arkistokoteloon sijoitetaan vain pysyvään säilytykseen tarkoitettu aineisto.
Käyttökelpoisimmat ovat A4 kokoiset 10, 8, 6 ja 4 cm leveät arkistokotelot. Koteloita tilataan: Kotelotyö puh. 0207575500 ja sähköpostitse toimisto@kotelotyö.fi
Suojalehtien käyttö, arkistohaarukat
Suojalehtien väliin tulisi sijoittaa useita asiakirjoja. Jokaisen suojalehden päälle tulee kirjoittaa järjestön nimi ja tiedot asiakirjoista! Käyttökelpoisimmat ovat A4 asiakirjoille 300x430 mm taitettu suojalehti. Suojalehtiä voi tilata: Suomen Arkistointikonsultointi puh. 017-510375.
Mapeista arkistokoteloihin siirtyvä aineisto voidaan laittaa tiiviimmäksi arkistohaarukoilla. Arkistohaarukoita voi tilata: Akro Mats & Matting oy puh. (09) 876 1722.
Arkistointi on osa toimistotyötänne! Hyvin hoidettu arkisto turvaa tiedon löytymisen järjestöväelle ja muille tarvitsijoille. Suomen Urheiluarkisto on urheilujärjestöjen päätearkisto ja siellä käy vuosittain 600-800 asiakirjojen käyttäjää.
Koulutusta tarjolla
Tietoa arkistonhoidon koulutuksesta saa Suomen Urheiluarkistosta, joka tarjoaa mm. puolenpäivän koulutusta järjestötiedon tallentamiseen liittyvistä kysymyksistä (3-4 tuntia) järjestöjen koko henkilökunnalle hintaan 200 € (+ alv) omissa tiloissanne tai Suomen Urheilumuseosäätiössä Olympiastadionilla. Mukaan ovat tervetulleita myös alueorganisaatioiden ja seurojen edustajat.
Urheiluarkistoon luovutettavat asiakirjaryhmät
Urheiluarkisto ottaa vastaan ja säilyttää lähinnä urheilujärjestöjen ja -henkilöiden toiminnan tuloksena syntyneet tai kertyneet pysyvään säilytykseen tarkoitetut asiakirjat:
• pöytäkirjat liitteineen
• toimintakertomukset
• lähteneet kirjeet ja tiedotteet
• saapuneet kirjeet (ensisijaisesti toimenpiteitä aiheuttaneet)
• talouteen liittyvät asiakirjat (sopimuksen mukaan, ei tilitositteita)
• henkilö-, tulos- ja muut luettelot
• kilpailu- ja juhla-aineistot - > Miesten, naisten ja nuorten ottelupöytäkirjat. (Alimpien sarjojen ottelupöytäkirjoja ei tilanpuutteen vuoksi oteta vastaan Suomen Urheiluarkistoon)
• maajoukkueiden kansainväliset ottelut: maaottelut, arvokisat ja niiden karsintaottelut.
• omista turnauksista ja arvokisojen järjestelytoimikunnan aineistosta oleellisin tieto talteen!
• säännöt ja yhdistysrekisteriasiakirjat
• organisaatiouudistuksiin liittyvät asiakirjat
• valokuvat ja diat (videot ja muut vastaavat nauhoitteet Suomen elokuva-arkistoon)
• julisteet, kartat ja piirustukset
• itse tuotetut painotuotteet (historiikit, vuosikirjat, kalenterit, lehdet, mainokset, esitteet…)
• muut itse tuotetut tai kokoamat aineistot (esim. lehtileikekokoelmat)
Informoikaa myös alueorganisaatioitanne ja seuroja huolehtimaan omista aineistoistaan! Seurojen toivotaan olevan arkistointiasioissa yhteydessä Urheiluarkistoon. Seurojen laatiessa historiateoksen toivomme kirjasta yhtä kappaletta Suomen Urheiluarkistoon ja toista Suomen Urheilukirjastoon.
Sähköiset asiakirjat
Pysyvästi säilytettävä Urheiluarkistoon siirrettävä sähköinen aineisto (CD-tallenteet, C-kasetit ym.) on tulostettava paperitallenteeksi! Sähköpostista tulee muistaa tulostaa arkistoa varten tärkein kirjeenvaihto ja muut säilytettävät asiakirjat!
Mikäli kotisivuillanne on järjestölehti ja -tiedotteet sekä muita pysyvästi arkistoon kuuluvia asiakirjaryhmiä, ne tulee tallentaa arkistoa varten paperitulosteena.
Suomen Urheiluarkisto
Arkistonhoitaja / osastonjohtaja Heli Yrjänäinen
Tutkija Ossi Viita
Olympiastadion
00250 HELSINKI
puh. arkisto (09) 434 22 540
fax. (09) 434 22 550
heli.yrjanainen@stadion.fi
ossi.viita@stadion.fi
www.urheiluarkisto.fi
Lähde: Suomen Urheiluarkisto